تم إنشاء إدارة العلاقات العامـة بالقطاع الغربي في عام 1402هـ كإدارة رسمية ضمن الجهاز الإداري بالوكالة آنذاك وتمارس أعمالها ومهامها من خلال موقعها في الهيكل التنظيمي . أما قبل ذلك التاريخ فكانت إدارة العلاقات العامة تمارس أعمالها ولكن ضمن إحدى الإدارات الأخرى في الجهاز العسكري حيث كانت تندرج ضمن أعمال ركن الإدارة وتمارس أعمال العلاقات العامة التى كانت تتركز في استقبال وتوديع الضيوف فقط.
• المراحل التطويرية:-
بعد أن تأسست إدارة العلاقات العامة بشكل رسمي عام 1402هـ أصبحت تؤدي مهامها مستقلة واضيفت لها أعباء ومسئوليات جديدة في النواحي المتعلقة بالأعلام والتعقيب على المعاملات لدى الجهات الأخرى والتخليص الجمركي بالإضافة إلي العمل الأساسي السابق المتمثل في توديع واستقبال ومرافقة الضيوف . وكانت الإدارة في هذه الفترة مرتبطة مباشرة بوكيل الحرس الوطني بالمنطقة الغربية0 وفي عام 1405هـ تم إعادة النظر في الهيكل التنظيمي للوكالة لتحديد الاختصاص وتفويض الصلاحيات حيث صدر قرار سمو وكيل الحرس الوطني بالمنطقة الغربية بربط إدارة العلاقات العامة بمساعد الوكيل للشئون الفنية مباشرة وخلال العشر السنوات من 1405هـ إلي 1415هـ تدرجت أعمال الإدارة في التطوير واضيفت لها مسئوليات جديدة وتوسعت أقسامها بشكل عام ورغبة من المسئولين في تفعيل دور العلاقات العامة بما يتفق مع تطور أعمالها فقد صدر قرار سمو وكيل الحرس الوطني بالمنطقة الغربية بتاريخ 28/8/1415هـ بتنفيذ الدليل التنظيمي لوكالة الحرس الوطني بالمنطقة الغربية ومن ضمن ماورد فيه ارتباط إدارة العلاقات العامة بسمو وكيل الحرس الوطني بالمنطقة الغربية مباشرة.
• الهدف الرئيسي للإدارة:-
القيام بإبراز دور الحرس الوطني بالقطاع الغربي ومهامه وأنشطته إعلاميا وتوثيق العلاقات وتنمية الروابط بين المنسوبين أنفسهم كجمهور داخلي وكذلك بينهم وبين الجهات الحكومية والأهلية كجمهور خارجي.
• المهام والمسئوليات:-
1. وضع الخطط والبرامج لنشاطات الإدارة وتنفيذها بعد اعتمادها
2. تنمية العلاقات بين العاملين بالحرس الوطني وتهيئة المناخ الملائم لتقوية الشعور بالانتماء للوحدة
3. استقبال ضيوف الحرس الوطني ومرافقتهم وإسكانهم وتوديعهم
4. الاشتراك في لجنة شئون الحج الاعلامية0
5. الاتصال بوسائل الإعلام المختلفة والتنسيق معها لتغطية المناسبات مع تزويدها بالاخبار والتحقيقات والتقارير الصحفية عن نشاطات الحرس
الوطني بالقطاع الغربي متضمنة أنشطة مواسم الحج في كل عام
6. أعداد الردود الصحفية وذلك بالتنسيق مع الإدارات المعنية ونشرها في الصحف المحلية
7. القيام بجميع الخدمات الفنية من تصوير تلفزيوني وفيديو وتصوير فوتوغرافي وتحميض وطبع الصور ونسخ الأشرطة المصورة
8. اعداد المنشورات والمطبوعات التثقيفية المتعلقة بنشاطات الحرس الوطني بالقطاع الغربي
9. التجهيز للندوات والاجتماعات والاحتفالات التى تعقد بالمجمع
10. توزيع الصحف والمجلات على مختلف الإدارات والوحدات
11. المساهمة في نشر الوعي الثقافي فيما بين العاملين عن طريق عقد الندوات والمحاضرات ودعوة المفكرين والأدباء ورجال العلم والمعرفة للارتقاء
بمستوى الوعي الثقافي لدى المنسوبي
12. ترجمة الوثائق والمقالات التى تتعلق بنشاطات الحرس الوطني بالقطاع الغربي بالإضافة إلي الترجمة الفورية للمستشارين الاجانب
13. المشاركة في المعارض المحلية وكذلك نشاطات الأسابيع والأيام المحددة التى تشارك فيها قطاعات الدولة بصفة عامة
14. التنسيق بين الحرس الوطني والقطاعات الحكومية الأخرى فيما يتعلق ببعض الأعمال المشتركة
15. تقوية الروابط والعلاقات فيما بين الحرس الوطني والقطاع الخاص لتقديم الخدمات لمنسوبي الحرس الوطني بالقطاع الغربي مثل الحصول على
تخفيضات في بعض المستشفيات والفنادق وما شابه ذلك
16. توجيه الدعوات الرسمية للجهات الأخرى واستقبال الدعوات الموجهة للحرس الوطني
17. اعداد تقارير دورية عن إنجازات الإدارة ووضع الاقتراحات الملائمة للتطوير والتحسين ورفعها لسمو الوكيل
18. توثيق المعلومات عن الوحدات والإدارات بالقطاع الغربي
19. تقديم الخدمات الفعلية والاستشارية لمنسوبي الحرس الوطني بالقطاع الغربي فيما يتعلق بإنجاز المعاملات في القطاعات الأخرى كإدارة الأحوال المدنية والجوازات والمرور والسفارات وغيرها
• الهيكل التنظيمي:-
يمثل الهيكل التنظيمي لأي إدارة عدد أقسامها ومستوياتها الإدارية ووضعها فـي الهيكل التنظيمي العـام بـالمنشـأة الام .. ومن هذا المنطلق نظمت إدارة العلاقات العامة بالقطاع الغربي تدريجيا وحسب متطلبات العمل والاحتياجات الفعلية لكل مرحله من المراحل منــذ إنشائهــا وحتى الآن وفي عام 1419هـ أصدرت إدارة التنظيم والتسليح بهيئة العمليات بالرياض جدول التنظيم والمعدات لإدارة العلاقات العامة بالقطاع الغربي ويتضمن ذلك الجدول هيكلا تنظيميا يتكون من مدير الإدارة ومساعده ويندرج تحت الإدارة قسمين هما:-
أ- قسم الاعلام
ب- قسم المراسم والتشريفات
وفي عام 1415هـ صدر الدليل التنظيمي للوكالة وتضمن هيكلا تنظيميا للإدارة يتكون من مدير الإدارة ومساعده ويندرج تحت الإدارة خمسة أقسام هي:-
أ- قسم الاعلام
ب- قسم المراسم
ج- قسم الترجمة
د- قسم الأعمال المكتبية
هـ- قسم المكتبة
وفي عام 1420هـ قدم معهد الإدارة العامة دراسة استشارية لإدارة العلاقات العامة يتضمن هيكلا مقترحا يحتوي على المدير ومساعده ويندرج تحت الإدارة خمسة أقسام هي:-
أ - قسم السكرتارية
ب- قسم الإعلام والنشر
ج - قسم المراسم والترجمة
د - قسم العلاقات والشئون الثقافية
هـ -قسم المكتبة
وفي عام 1421هـ تم تشكيل إدارة العلاقات العامة بالقطاع الغربي (( مقترح )) ورفع إلى هيئة العمليات بالرياض وقد تضمن هذا التشكيل المقترح هيكلا تنظيميا احتوى على المدير ومساعده ويندرج تحت الإدارة التفرعات التالية:-
1. قسم الإدارة
2. شعبة الاعلام. ويتفرع منها ثلاثة أقسام هي :-
أ- قسم الإعلام
ب- قسم الترجمة
ت- قسم المكتبات
3- شعبة المراسم والتشريفات
ويتفرع منها قسمين هما:-
أ- قسم المراسم بالمدينة
ب- قسم المراسم بالطائف